一（yī）般的会（huì）议、会展等（děng），都会考虑请（qǐng）专业的策划公司来（lái）完成，而为了保证会会议的进行，会前必须做好充分的准备，会议（yì）顺利与否，关键在（zài）于会前（qián）的精心策划，以及注意在策划时的一（yī）些细（xì）节要点，今天小编（biān）为大（dà）家分享会议策划前的准备以（yǐ）及在策划时的一（yī）些（xiē）细节。

一、会议策（cè）划的前期准备工作

1、会场的（de）预（yù）约和布局

根据会议的级别和会议的具（jù）体情况，选择（zé）会（huì）议举办（bàn）地，提前预约;并安排会（huì）场的布局（jú），细致周到地设（shè）计（jì）好所有的细（xì）节，准备（bèi）会议所需（xū）要的所有设备，并（bìng）提前安放在指定位置（zhì）;提前调试（shì）好设备并进行演练，确保会议的顺利进行。

2、会议资料的准备

根据会议的具（jù）体（tǐ）需（xū）求，可以设计会议资（zī）料的样式、内容、选（xuǎn）择图案;提前把会议（yì）资料送到（dào）会场。会议（yì）资（zī）料较多时，可以按（àn）照（zhào）会议策划将（jiāng）会议（yì）资料按次序排放（fàng），最好装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。

再者如果（guǒ）需要给参会（huì）人员发放纪（jì）念品（pǐn）或礼品的情况下，应当与会议资料一同（tóng）准备好，置于（yú）资（zī）料（liào）袋中一并发放给（gěi）参会人（rén）员（yuán）。

3、策划会议基（jī）本流程

正式会议开始之（zhī）前一般都有介绍会议的整体流程，一般情况下没有会议主持（chí）人（rén）的（de）情况（kuàng）下可有会议组织人员介绍会议流程，策划（huá）的（de）会议一般（bān）分为工作（zuò）汇报阶（jiē）段、讨论阶段、工作安排阶段等。

会议（yì）的基本（běn）流程会整理成正（zhèng）式文档作为会议主持（chí）的资料装订好，明白基本流程是参会者可（kě）以更加（jiā）轻（qīng）松参与（yǔ）到会议中（zhōng）来（lái）。

4、会议通知

会议（yì）的通知（zhī）对于会（huì）议策划的一部（bù）分，显然是必（bì）不可少（shǎo）的，如是企业的内（nèi）部会（huì）议（yì），我们可根据企业的常（cháng）用通讯系统对（duì）参会者进行（háng）通（tōng）知，若还有企业的外（wài）部合作（zuò）方我们也可通过电话（huà），短信或电子邮（yóu）箱来（lái）通知对（duì）方，通知（zhī）的（de）内容应简要的说明会议议程、参（cān）会人员、会议（yì）时（shí）间、会议（yì）地点等，尽量做到简明扼要。

二、会议策划注意细（xì）节

1、在会（huì）议开始之前，全局性的（de）总体策划还得由主办方来（lái）做，做出会（huì）议（yì）进程时间进度（dù）表。

2、如果会议（yì）形式比较郑重，除（chú）了电（diàn）话（huà）联系外，需（xū）要以书面文件或者通知（zhī）单、邀请函的形（xíng）式与各单位（wèi）联系，并取得明确答复（fù）(如书面文件（jiàn）或者通知单，邀请函（hán）需特殊（shū）制（zhì）作，您还得与印刷厂商协商处（chù）理)。

3、会议（yì）开始时（shí）参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可（kě）以（yǐ）认识新朋友（yǒu），加（jiā）深与老朋友的（de）关系。如果与会代表（biǎo）是要交会务（wù）费（fèi）的（de），主办方还（hái）得负责收取会务（wù）费。

4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表（biǎo），针（zhēn）对所（suǒ）需的服务（wù）与会议承办方签署相关（guān）协议、合同，以法律（lǜ）手段保护自己的（de）合法权益。

5、主办（bàn）方必（bì）须自己制定出会议日程表和（hé）会议（yì）演（yǎn）讲稿及（jí）相关报告内容，如果会议（yì）内容并不涉（shè）及内部（bù）机（jī）密，也可将情况告知会（huì）议（yì）承（chéng）办方，请他们协助制（zhì）定。

6、在（zài）会议承办方帮助（zhù）联系酒（jiǔ）店、机场、餐厅、广告（gào）公司、印刷（shuā）厂商、车（chē）队（duì）等单位的同时，根据时间进度表进行及时的询问，落实计划的进度。

7、正式会议开始（shǐ）之前，检查会（huì）场的（de）布（bù）置工作确保万无一失（shī）。

8、报到（dào）结束后，及时通知（zhī）会议承办方（fāng）最准确的人（rén）数（shù）、房间数，多（duō）出或少出的（de）房间及时与（yǔ）酒店协调解决，避免酒店和您不必要的麻烦（fán）。

9、一般（bān）情况下以（yǐ）电话通知各单位在何时、何地举行会议，并（bìng）确认各单（dān）位与会代表人数。

10、制定（dìng）与公司和此（cǐ）会议的总目标相（xiàng）一致财务预（yù）算，定金一（yī）般是先预（yù）交总（zǒng）费用的50%，其余费用（yòng）会议结束（shù）时（shí）一并结清。

11、与会议承办方协（xié）商制（zhì）定出合理的用餐、叫（jiào）醒、开会时间。

12、做好（hǎo）会（huì）议期间的协调工作。

13、会议结束后，根据实（shí）际情况做出此次会（huì）议的总结报告、备（bèi）档。